Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung

Das Urteil

Nachdem das Urteil zur Erfassung von Arbeitszeiten des Europäischen Gerichtshofs am 14. Mai 2019 erlassen wurde, das ein System zur individuellen Erfassung der täglichen Arbeitszeit verlangt, kamen unzählige Fragen zum weiteren Handeln in Unternehmen auf. Vor allem ist es nun wichtig zu wissen welche Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung sich einem bieten.

Im Arbeitsgesetz ist die Arbeitszeiterfassung festgehalten, dies ist also nicht neu. Dazu heißt es im § 16 „Aushang und Arbeitszeitnachweise“:

„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“

Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs auf die Praxis der Arbeitserfassung vom 14.05.19 besagt, dass in den Mitgliedstaaten die Arbeitgeber sich dazu verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzuführen, mit dem die von einem jeden Arbeitsnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.

Arbeitsminister Heil kündigte bereits eine grundlegende Überarbeitung der aktuellen Arbeitszeiterfassungs-Regelung bis zum Jahresende 2019 an.

Aktueller Stand der Arbeitserfassung

Nur knapp die Hälfte (49 %) der deutschen Unternehmen nutzen die obligatorische Zeiterfassung für ihre Mitarbeiter. Weitere 19% verwenden diese nur für einen Teil ihrer Belegschaft. Das ergab eine Umfrage des führenden Anbieters von HR- und Payroll-Dienstleistungen, SD Worx, und von Protime, der Zeitwirtschaftslösung von SD Worx. Die Online-Umfrage wurde von 502 Senior Professionals in Belgien, Frankreich, Deutschland, den Niederlanden und dem Vereinigten Königreich beantwortet. Ziel der Umfrage war es, die Nutzung und Einstellung zur Zeiterfassung in Unternehmen und die Gründe für diese Praktiken zu erfassen.

Quelle: https://www.sdworx.de/de-de/press/2019/nur-die-haelfte-der-deutschen-unternehmen-nutzen-zeiterfassungssysteme

“Entweder ganz oder gar nicht … so erfassen die Befragten in der großen Mehrheit ihre Arbeitszeit. So lautet das erste plakative Ergebnis Umfrage [vom Center for Leadership and Behavior in Organizations].”

Die Befragung fand online vom 21. Mai bis 28. Juni 2019 statt. 864 Personen nahmen vollständig an der Befragung teil. Vertreten sind sowohl Befragte von Gewerkschaften, Behörden, KMUs wie auch Dax-Unternehmen.

Quelle: Michael Groß, Leon Hoche, Rolf van Dick (2019): Studie zur Erfassung der Arbeitszeit. The Center forLeadershipandBehaviorin Organizations, Universität Frankfurt am Main 2019, S. 6

Vergleich der Arbeitszeiterfassungssysteme

Methoden	Mechanismus	Vorteile	Nachteile
Analoge Zeiterfassung	Manuell oder handschriftlich Aufzeichnung, mechanische Stechuhr	kostgünstig unkompliziert unabhängig von technischen Geräten	hoher Verwaltungsaufwand Daten können nur umständlich per Hand digitalisiert Fehleranfällig bei Übertragung leicht manipulierbar Auswertung nur mit zeitlicher Verzögerung
Elektronische Erfassung über Terminals	Mittels Magnet- oder Chipkarte: an einem stationären Terminal, Arbeitszeitdaten werden automatisch in einer Datenbank abgelegt	geringer Verwaltungsaufwand zeitnahe Auswertungen möglich Falschbuchungen können problemlos korrigiert werden	höhere Kosten für Hard- und Software höherer Aufwand bei Einführung System ist wegen der Terminals ortsgebunden erfordern finanziellen Initialaufwand
	mit Biometrie: der Arbeitnehmer wird per Scanner (Finger- oder Handabdruck, Iris) registriert	keine Chipkarte nötig hohe Sicherheit sicherer Schutz gegen Missbrauch	hohen Kosten für Anschaffung und Pflege der Hardware erfordern finanziellen Initialaufwand
Online Zeiterfassung am Computer	Arbeitszeiten dokumentieren mithilfe eines Programmes (wie Excel), oder dezidierte Zeiterfassungssoftware	Flexibler und mobiler Einsatz keine weiteren Kosten für Hardware zusätzliche Informationen registriert werden (Projektzeiterfassung)	Nur für Rechnerarbeitsplätze geeignet Datensicherung muss sichergestellt sein
Mobile Erfassung per App	Mitarbeiter mit einem Ausweis ausgestattet, der einen eindeutig zuzuordnenden QR-Code oder NFC-Chip enthält, Arbeitszeiten werden per App auf mobilen Geräten erfasst, übermittelt und gespeichert	Besonders geeignet für Arbeitnehmer, die wenig im Betrieb arbeiten im Außeneinsatz exakt und günstig zu erfassen auf spezielle Zeiterfassungshardware verzichten die Zeiterfassung auch ohne Internetverbindung im Offline-Modus funktioniert, die Verwendung in geschützten Bereichen, in denen kein Empfang ist geeignet, wie z. B. im Krankenhaus. Die Zeiterfassung mit QR-Code ist auch in Umgebungen einsetzbar, in denen mit Verschmutzungen zu rechnen ist, da im QR-Code nur wenige Informationen gespeichert werden und die Fehleranfälligkeit so sehr gering ist	Beschäftigte müssen meist private Smartphones oder Tablets nutzen Datenschutzbedenken
Webbasierten Cloud-Lösungen	online-basierte Systeme, die über einen Browser laufen und auf jedem internetfähigen Endgerät funktionieren. Über den Laptop, PC oder das Smartphone können Mitarbeiter via App ihre Arbeitszeiten flexibel und minutengenau erfassen	Arbeitgeber profitieren von der Auswertung von Live-Daten geringen Verwaltungsaufwand durch Updates einer hohen Datensicherheit.	Datenspeicherung online
Arbeitszeiterfassung im Dienstfahrzeug	jeder Mitarbeiter erhielt einen personalisierten ID-Chip. Bei Arbeitsbeginn und bei Arbeitsende loggt sich der Fahrer mit dem ID-Chip am Driver-ID Lesegerät im Fahrzeug oder am Smartphone oder Tablet (Terminal) EIN und AUS.	Arbeitszeiten von Vertriebsmitarbeitern auch unterwegs erfassbar für Unternehmen gut geeignet, die zahlreiche Außendienstmitarbeiter beschäftigen Überwachung der Fahrzeit des Fahrers mit genauer Fahrtdauer	Technik nur im Fahrzeug genutzt werden meist relativ teuer

Welche Arbeitszeiterfassung ist die richtige?

Entschließt sich ein Arbeitgeber zu einer Arbeitszeiterfassung, dann hat er also verschiedene Möglichkeiten, diese durchzuführen. Doch nicht jedes System oder Gerät ist dabei gleich nützlich. Suchen Sie eine passende Arbeitszeiterfassung, dann müssen bei der Wahl verschiedene Faktoren berücksichtigt werden:

Welche Art Betrieb liegt vor? Als Erstes stellt sich dabei die Frage, ob bei der betroffenen Branche eine Arbeitszeiterfassung überhaupt sinnvoll ist. Für Büro- oder Beamtentätigkeiten wird meistens mit pauschalen Arbeitszeiten gerechnet, weshalb eine genaue Dokumentation der Arbeitszeit in der Regel nicht nötig ist.
Wie ist der Betrieb organisiert? Wie viele Mitarbeiter gibt es, wie stehen sie im Verhältnis zueinander? Für Kleinbetriebe lassen sich normalerweise lockerere Dokumentationsmethoden wählen, als sie für Betriebe mit mehreren Tausend Beschäftigten nötig wären.
Wie sieht das Arbeitszeitmodell aus? Wie, wann und wo gearbeitet wird, hat natürlich Einfluss darauf, was überhaupt als Arbeitszeit gilt. Bei Schichtdienst, Kundenservice, Auftragsarbeiten, Arbeit auf Abruf oder Job-Sharing müssen die Arbeitszeiten genau definiert und uneinheitliche Kernzeiten berücksichtigt werden.
Welche eigenen Präferenzen haben Sie? Nicht zuletzt ist es auch eine Frage des persönlichen Geschmacks, für welche Art der Arbeitszeiterfassung Sie sich entscheiden. Natürlich sollten Sie aber auch die genannten Punkte nicht vernachlässigen, denn wenn der eigene Geschmack nicht zum Betrieb passt, ist es wenig zielführend.

Der Großteil der deutschen Unternehmen erfasst die Arbeitszeit bereits in verschiedener Form präzise. Mehr als die Hälfte von ihnen rechnet deshalb mit einem zusätzlichen Verwaltungsaufwand (54%), sollte es zu einer strengeren Regulierung der Arbeitszeiterfassung kommen. Das zeigen die Ergebnisse der Randstad-ifo-Personalleiterbefragung (Q2 2019), die deutsche Personalverantwortliche quartalsweise zu Entwicklungen befragt.