© Mateusz Dach / Pexels.com

Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kennen zum Teil weder ihre Zuständigkeiten noch die ihrer Vorgesetzten und Ansprechpartner. Sätze wie “Dafür bin ich nicht zuständig” senken die Motivation.

Eine unzureichende Arbeitsorganisation, fehlende Zuständigkeitsregelungen haben kostenintensive Mehrarbeit im Sinne von Wiederholungen, Ergänzungen sowie Korrekturen zur Folge, welche unnötig ist.

Werden klare Strukturen geschaffen, Arbeitsprozesse transparent gestaltet, die Reihenfolge der Arbeitsgänge geändert sowie Arbeitsaufträge verständlicher formuliert, wissen die Mitarbeiter genau, was zu tun ist. Sie können effizienter arbeiten. Mehrarbeit sowie zusätzliche Aufwendungen lassen sich vermeiden.

Um die Arbeitsprozesse optimal zu strukturieren, speziell bei mehreren Verantwortungsebenen, müssen Verantwortlichkeiten und Befugnisse für alle beteiligten Mitarbeiter klar geregelt sein sowie Arbeitsanweisungen deutlich formuliert werden. Dies schafft Rechtssicherheit.

Wir untersuchen die Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen auf mögliche Schwachstellen, Lücken, Wiederholungen.

Prozessanalyse – Ziele

Ziel ist es, eine rechtssichere, im Tagesgeschäft praktikable Aufbauorganisation zu etablieren. Hierzu gehören:

  • Struktur der Arbeitsprozesse verdeutlichen
  • Arbeit auf alle in der Gruppe angemessen verteilen
  • Verantwortliche für Entscheidung, Durchführung, Überprüfung von Aufgaben bestimmen
  • Regelungen festlegen: Wer ist in welcher Form für welchen Arbeitsschritt als Entscheidungsträger, Durchführender oder Mitwirkender verantwortlich? Wer hat wen über was zu welchem Zeitpunkt zu informieren?
  • Befugnisse zu den Verantwortlichkeiten klar regeln
  • deutliche Arbeitsanweisungen formulieren
  • Mitarbeiter bei Entscheidungen einbinden
  • Optimierungspotenziale aufdecken

Ihre Vorteile

Eine Prozessanalyse bietet – bei einer sorgfältigen Durchführung – eine Reihe von Möglichkeiten.

Mit optimierten, transparenten Arbeitsprozessen können Sie…

  • Ihre Leistungsfähigkeit gegenüber Kunden, relevanten Behörden bzw. Aufsichtsgremien dokumentieren
  • Doppelarbeiten vermeiden
  • Kosten minimieren
  • Zeit sparen
  • Ressourcen schonen bzw. effizient einsetzen
  • die Beschäftigten für die Belange des Unternehmens sensibilisieren
  • Mitarbeiter motivieren
  • Selbstwertgefühl der Beschäftigten stärken

Prozessanalyse – Vorgehensweise

Wir untersuchen die Kern- sowie Nebenprozesse Ihres Unternehmens, um mögliche Lücken sowie kostenintensive Wiederholungen zu identifizieren. Im Fokus der Prozessanalyse stehen die Arbeitsabläufe, Verantwortlichkeiten der Prozessbeteiligten sowie Schnittstellen zu anderen Unternehmensbereichen, zu Kunden und zu Dritten.

Bei der Prozessanalyse gehen wir wie folgt vor:

  • Durchführung von Mitarbeiterinterviews mit den Prozessbeteiligten
  • Aufnahme der Arbeitsprozesse mittels Flipcharts
  • Darstellung der Arbeitsprozesse anhand von Fließdiagrammen
  • Grafische Heraushebung der Schnittstellen
  • Sichtung von mitgeltenden Unterlagen, z.B. Formularen
  • ggf. parallel zur Untersuchung der Aufbauorganisation Durchführung von Selbstaufzeichnungen (in der Regel über 30 Arbeitstage)
  • Verifizierung der Angaben im Multimomentverfahren, d.h. stichprobenhafte, mehrmalige Begleitung der Arbeitsprozesse
  • Untersuchung der technischen Ausstattung, insbesondere IT-Landschaft) im Hinblick auf Unterstützung der Arbeitsprozesse

Dr. Marc Reinhold

Dr. Marc Reinhold

Prokurist und Leiter Organisationsberatung

+49 30 31582-482

+49 30 31582-400

m.reinhold@uve.de


Print Friendly, PDF & Email