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Verzögerungen im Arbeitsablauf, Fehler und damit verbundene Fehlerfolgekosten werden in Betrieben häufig durch eine mangelnde interne Kommunikation verursacht. Effektivität & Effizienz im Unternehmen leiden, wenn wichtige Informationen ihren Empfänger nicht, verspätet, unvollständig bzw. fehlerhaft erreichen oder er umgekehrt aufgrund einer Flut unnötiger Informationen „den Wald vor lauter Bäumen” nicht mehr sieht.

Um betriebliche Informationsflüsse zu verbessern, müssen diese Informationsflüsse zunächst identifiziert, aufeinander abgestimmt sowie durch Regeln abgesichert werden. Nur so kann ein Informationsmanagement systematisch aufgebaut werden. Dabei haben drei Faktoren im Informationsmanagement einen entscheidenden Einfluss auf Ihre interne Kommunikation:

uve-Informationsmanagement-Einflussfaktoren

Einflussfaktoren auf die interne Kommunikation (Quelle: uve GmbH)

Alle drei Einflussfaktoren im Informationsmanagement – Organisation, Technik, Mensch – müssen optimal aufeinander abgestimmt sein.

Um eine effiziente, zufriedene Zusammenarbeit im Betrieb herzustellen, muss Ihre interne Kommunikation lückenlos funktionieren. Es muss dafür gesorgt werden, dass jedem Mitarbeiter:

  • die richtigen Informationen
  • zum richtigen Zeitpunkt
  • am richtigen Ort
  • in bedarfsgerechter Form

zur Verfügung gestellt wird.

Alle Mitglieder eines Unternehmens wollen sich gut fühlen sowie ihre Situation im Betrieb, in jener sie arbeiten, besser verstehen. Dies können sie nur, wenn sie mit Unterstützung durch das Informationsmanagement ausreichend Informationen erhalten.

Innerbetriebliches Informationsmanagement – Ziele

  • Eine klare Zuweisung der Hol- & Bringschuld stärkt die Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter.
  • Ein fester, organisatorischer Rahmen sichert Ihre Informationswege im Betrieb ab.
  • Durch einen verbesserten Austausch von Informationen können auch Arbeitsprozesse reibungsfreier ablaufen.
  • Wirtschaftliche Arbeitsabläufe
  • Informationsmedien effizient einsetzen

Ihre Vorteile

Durch ein systematisches Informationsmanagement können Sie…

  • Informationen zielgenau verteilen, da Zuständigkeiten bekannt sind
  • Flurfunk bzw. Stille-Post-Syndrom vermeiden
  • Bei der Informationsvermittlung Zeit einsparen, da kein Leerlauf entsteht sowie unnötiges Nachfragen vermieden wird
  • hohe Aktualität von Informationen bewahren, da Wichtiges sofort weitergeleitet wird
  • Übersichtlichkeit schaffen, da nicht jeder alle Informationen bekommt
  • reibungsfreie Arbeitsabläufe ermöglichen – Produktivität erhöhen
  • durch ein optimales Informationsmanagement Kosten einsparen

Informationsmanagement – uve Konzept

Wir begleiten Sie bei der Integration eines funktionierenden, auf Ihre Mitarbeiter abgestimmten Informationsmanagements.

Es geht darum:

  • Informationsinhalte anpassen
  • Darstellungsformen von Informationen angleichen (hinsichtlich eines Corporate Designs)
  • Informationswege systematisieren
  • Informationsinstrumente aufeinander abstimmen

Im Rahmen der Bestandsaufnahme des Informationsmanagements untersuchen wir nach Bedarf alle Informationsflüsse in Ihrem Betrieb, um mögliche Handlungsfelder zur Optimierung interner Informationswege zu identifizieren. Dabei werden Informationsbedarf, Wege bzw. Mittel der Informationsaufnahme / -verteilung sowie die am Informationsprozess beteiligten Personen ermittelt.

Schwerpunkt der Überprüfung hinsichtlich ihrer internen Kommunikation liegt stets auf den Informationen, welche für die Leistungserbringung beim täglichen Arbeiten notwendig sind. Auch untersuchen wir dahingehend, welche Informationsinstrumente in welcher Weise genutzt werden, um sowohl Informationen weiterzugeben als auch sich Informationen einzuholen (Hol- & Bringschuld).

Als Ergebnis erhalten Sie von uns konkrete Handlungsempfehlungen zur Etablierung vom passgenauen Informationsmanagement. Hier sind Sie in der Pflicht, die empfohlenen Maßnahmen zum Informationsmanagement umzusetzen. Gern unterstützen wir Sie in dieser Phase, um Ihr aufgebautes Informationsmanagement im Betrieb fest zu verankern.

Im Anschluss an die Erprobungsphase wird sowohl Anwendbarkeit, Wirksamkeit als auch Akzeptanz beim implementierten Informationsmanagement mithilfe von Interviews überprüft, ggf. angepasst.

Wir wissen, es ist kein leichter Weg hin zum gut funktionierenden Informationsmanagement. Aber es lohnt sich, Durchhaltevermögen für eine intakte interne Kommunikation zu beweisen. Nur ein gut funktionierendes Informationsmanagement hilft Ihnen dabei, Ihre Arbeitsorganisation zu verbessern sowie personellen Mehraufwand zu reduzieren.


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